Rahandusministeeriumi haldusala avaliku dokumendiregistri kaudu on võimalik, kas lihtotsingut või laiendatud otsingut kasutades, tutvuda Rahandusministeeriumi, Maksu- ja Tolliameti, Statistikaameti (dokumendid alates 01.01.2015), Riigi Tugiteenuste Keskuse või Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse dokumentidega.

Nii lihtotsingu kui ka laiendatud otsingu puhul tuleb eelnevalt valida asutus, kelle dokumentide hulgast soovitakse otsingut teostada.

Lihtotsingu puhul tuleb sisestada otsitav sõna ning vajutades nupule „OTSI“ otsitakse päritud sõna kõikidest andmeväljadest ning vastete leidmise puhul kuvatakse loeteluna otsinguvormi all.

Laiendatud otsing võimaldab otsida kõigi dokumendi väljade järgi, määrates ise, millistest väljadest ning missuguste parameetrite alustel otsingut teostatakse. Vaikimisi on avatud dokumendi üldinfo otsingulahtrid, kuid otsinguvõimalusi saab laiendada ka menetlusinfo ja juurdepääsuinfo väljade abil.

Otsingu tingimuste vahel on loogiline JA, st otsitakse dokumente, mis sisaldavad kõiki sisestatud tingimusi. Otsingu teostamiseks peab olema määratud vähemalt ühe välja otsinguparameeter.

Kui vajutada nupule „OTSI“, kuvatakse vastete leidmise puhul need loeteluna otsinguvormi all.

Klikkides soovitud otsingutulemuse real, avanevad otsitava dokumendi detailsed andmed, mis sisaldavad dokumendi pealkirja, asutuse nime, seotud osapoolte nime(sid), dokumendi liiki, suunda, registreerimise kuupäeva, dokumendi viita, edastamisviisi, saatja/saaja nime, dokumendi koostamise ja kinnitamise kuupäeva, vastamise tähtaega, menetleja nime, juurdepääsupiirangu tüüpi, juurdepääsupiirangu alust, juurdepääsupiirangu algus- ja lõppkuupäeva ning dokumendiga seotud faile ja teisi dokumente.

Kui dokumendi juures on märge siis tähendab see seda, et dokument on juurdepääsupiiranguga „asutusesiseseks kasutamiseks”. Juurdepääsupiirangu alused on esitatud dokumentide loetelus vastava sarja juures. Dokumendi juurdepääsupiirangut arvestatakse ajast, mil dokument registreeriti kui juurdepääsupiiranguga dokument, ja reeglina on see kehtestatud 5 aastaks. Kui tegemist on juurdepääsupiiranguga avaliku teabe seaduse § 35 lg 1 p 11 ja 12 alusel, kehtib piirang 75 aastat.

Otsitud dokumendi mitteleidmisel palume esitada teabenõue vastavale asutusele. Juurdepääsupiiranguga dokumentidega tutvumine toimub vastavalt avaliku teabe seaduses kehtestatud korrale.

Vastavalt avaliku teabe seadusele on asutuse dokumendiregister digitaalselt peetav andmekogu asutusse saabunud ja asutuses koostatud dokumentide registreerimiseks.

Dokumendiregistris registreeritakse:

• asutusele saabunud dokumendid ja asutusest väljasaadetud dokumendid hiljemalt saabumise või väljasaatmise päevale järgneval tööpäeval;
• asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid nende allakirjutamise või hiljemalt sellele järgneval tööpäeval;
• sõlmitud lepingud nende allakirjutamisele järgneval tööpäeval.

Asutuse dokumendihaldussüsteemis sisalduvatele elektroonilistele dokumentidele tagatakse juurdepääs avaliku dokumendiregistri kaudu, välja arvatud dokumentidele, mis avaldatakse Riigi Teatajas või mis on juurdepääsupiiranguga. Isikuandmeid sisaldavaid dokumente ning juurdepääsupiiranguga dokumentide registreerimisandmeid ei avalikustata, kui need võivad põhjustada juurdepääsupiiranguga teabe avalikuks tulemise.

Juurdepääsupiiranguga dokumentide piirangute alused ja säilitustähtajad on leitavad iga asutuse dokumentide loetelust.

Tutvumaks paberdokumentide, juurdepääsupiiranguga või isikuandmeid sisaldavate dokumentidega, millele dokumendiregistri kaudu ligipääs puudub, palume esitada vastavale asutusele teabenõue. Teabenõue võimaldab tutvuda dokumendis sisalduva infoga avaliku teabe seaduses määratud ulatuses.

Puhkuste ja lähetuste dokumentidega on võimalik tutvuda Riigitöötaja Iseteenindusportaali kinnitusdokumentide registris.

Enne 01.05.2014 elektrooniliselt registreeritud dokumentidega ja vanemate registritega saab tutvuda iga asutuse dokumendiregistri veebilehel asuva info põhjal.

Asutuste seotud veebilehed:

• Rahandusministeerium - teabenõude esitamine, dokumendiregistri info;
• Maksu- ja Tolliamet - teabenõude esitamine, dokumendiregistrite info;
• Statistikaamet - teabenõude esitamine, selle elektrooniline vorm ja dokumendiregistri info;
• Riigi Tugiteenuste Keskus - teabenõude esitamine, dokumendiregistri info;
• Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus - teabenõude esitamine, dokumendiregistri info.